Organismo internacional con sede en Quito, Ecuador, que promueve la integración energética en América Latina y el Caribe, requiere:

Asistente del Secretario Ejecutivo, la persona encargada de:

FUNCIONES:

1. La recepción y despacho de documentación de la Secretaría Ejecutiva por cualquier medio;

2. Coordinar la agenda del Secretario Ejecutivo así como del personal de su Unidad Organizativa;

3. Redactar, elaborar y enviar cartas, memorandos y toda comunicación requerida;

4. Coordinar toda la logística de los viajes del Secretario Ejecutivo y el personal de su Unidad;

5. Recibir y emitir llamadas telefónicas solicitadas por el Secretario Ejecutivo y el personal de su Unidad Organizativa;

6. Elaborar Actas de las reuniones internas, institucionales y otras que se le requieran;

7. Administrar los archivos de la Secretaria Ejecutiva;

8. Apoyar en la realización de eventos de la Organización;

9. Hacer llegar la documentación aprobada para ser entregada a los participantes en reuniones tales como: Reunión de Ministros, Junta de Expertos, Comité de Apoyo Administrativo y todas aquellas reuniones convocadas por la Secretaría Permanente y que le sean requeridas;

10. Asistir a todo el personal de la Secretaría Ejecutiva en las actividades secretariales que le sean requeridas;

11. Preparar las solicitudes de pago de las diferentes Direcciones;

12. Brindar apoyo en la realización de eventos, logística y preparación de viajes de los delegados;

13. Asegurarse que la Secretaría Ejecutiva cuente con los materiales de oficina y suministros necesarios para su operación;

14. Convocar a los Funcionarios y Consultores que el Secretario requiera con la antelación necesaria para las reuniones que el Secretario Ejecutivo defina;

15. Preparar salas de reuniones y oficinas para las actividades que sean requeridas tales como visitas de para reuniones bilaterales con el Secretario Ejecutivo o bien, reuniones organizadas por OLADE. Ello implica hacerse cargo del protocolo necesario a seguir, así como disponer banderas e identificaciones de los asistentes;

16. Mantener información de contacto actualizada y a disposición para entrega inmediata de todos los contactos por País Miembro, que incluya nombres, cargos, direcciones de correo electrónico, direcciones físicas y teléfonos de Ministros, Viceministros y Coordinadores Nacionales.

Educación

Poseer un título de Secretaria Ejecutiva Bilingüe o instrucción afín.

Experiencia

Experiencia profesional de cinco (5) años como Secretaria Ejecutiva en empresas públicas y privadas y/u organismos internacionales, preferiblemente a nivel de Gerencia.

Formación

Excelente manejo de redacción general, comercial y administrativa;

Uso de tecnología y herramientas informáticas;

Relaciones públicas;

Deseable conocimiento de protocolo

Idiomas

Su lengua nativa deberá ser el español y deberá tener fluidez hablada y escrita de al menos otro de los tres idiomas de trabajo de la Organización (inglés, portugués, francés).

Competencias requeridas

• Planificación y organización.

• Resolución de problemas.

• Comunicación eficaz.

• Comunicación escrita: edición y redacción de informes.

• Habilidad de gestión.

• Alta discreción.

• Meticulosidad.